OneDrive for Business et suppression du compte utilisateur (Office 365)

Laisser un commentaire

Lors de la planification de la mise en place d’Office 365 il est important de planifier le cycle de vie des sites OneDrive for Business.

Lors de l’activation d’un compte Office 365 tous les utilisateurs ont un espace OneDrive for Business qui leur permet de stocker et partager des documents.

Pour s’assurer d’avoir un taux d’adoption élevé et pour que les utilisateurs utilisent le OneDrive For Business selon les besoins de l’entreprise, il est important de planifier la mise en place des OneDrive For Business.

Voici quelques étapes nécessaires à la planification de la mise en place des OneDrive for Business :

  • Planification du quota pour l’espace de stockage du OneDrive
  • Identification des directeurs dans le profil des utilisateurs
  • Identification d’un propriétaire secondaire
  • Mise en place d’une politique de suppression des comptes/profils/Onedrive
  • Mise en place d’une politique d’utilisation
  • Dans cet article nous allons expliquer ce qui se passe avec le OneDrive for Business des utilisateurs suite à la suppression de leur compte dans Office 365.

Suite à la suppression du compte de l’utilisateur dans Azure Active Directory, un processus de synchronisation marquera le compte de l’utilisateur comme supprimé dans SharePoint Online.

Par la suite, un travail du minuteur (Mysite Clean Up Job) sera exécuté et le profil de l’utilisateur sera identifié pour la suppression.

Le profil sera conservé en état supprimé pendant 30 jours (valeur par défaut). Il est possible de modifier la durée de conservation en utilisant la commande PowerShell suivante :

Set-SPOTenant – OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod

Si le nom du directeur de l’employé était enregistré dans le profil de l’utilisateur, le directeur recevra un courriel pour l’aviser que le système lui a octroyé les permissions sur le site OneDrive de l’employé et que le site sera supprimé après le délai (30 jours par défaut).

S’il le nom du directeur de l’employé n’était pas présent dans le profil, mais qu’un propriétaire secondaire avait été identifié dans les paramètres de configuration du Monsite. Ce sera le propriétaire secondaire qui recevra la notification.

S’il n’y a pas de directeur, ni de propriétaire secondaire, le même processus de suppression sera exécuté, mais personne ne sera avisé par courriel.

Il est possible de configurer un propriétaire secondaire pour tous les OneDrive en passant par le centre d’administration de SharePoint Online, dans la section Profils utilisateurs.

7 jours avant la suppression du OneDrive, le directeur ou le propriétaire secondaire recevra un message pour l’aviser que le profile et le site sera supprimé dans 7 jours.

Après le délai de 7 jours, le profil et le site sera supprimé. Le site sera conservé dans la corbeille de la collection de site pour une durée de 90 jours.

Le site supprimé n’apparaitra pas dans l’interface graphique de la corbeille. Pour voir les sites supprimés, il faut utiliser la commande PowerShell suivante : Get-SPODeletedSite

Note : Si le profil de l’utilisateur est supprimé avant le délai, le processus de suppression du site ne sera pas exécuté et le site ne sera pas supprimé et deviendra un site orphelin. Il est important de ne pas supprimé manuellement les profils d’utilisateurs.

Note : Le processus est différent avec SharePoint Serveur 2010-2013 et 2016 et est traité dans l’article suivant :

Avec SharePoint Serveur 2010-2013 et 2016, le processus est semblable, mais le site personnel est supprimé après 14 jours et non 30 jours. Le directeur ou le propriétaire secondaire recevra une deuxième alerte 11 jours après la première pour l’aviser que dans 3 jours le site personnel sera supprimé. S’il n’y pas de directeur ou de propriétaire secondaire, le site ne sera pas supprimé. Avec le serveur SharePoint 2010-2013 et 2016, il est possible de désactiver le travail du minuteur Mysite cleanup job, pour que les sites personnels ne soient pas supprimés automatiquement.

Source: https://support.microsoft.com/en-us/help/3042522/onedrive-for-business-retention-and-deletion

Site de Communication Office 365

Laisser un commentaire

Microsoft est en train de déployer les nouveaux sites de communication pour les utilisateurs d’Office 365 qui sont en mode First Release.

Attention, il y a 2 options pour le First Release : First Release pour tout le monde et First Release pour certains utilisateurs.

Pour être en mesure de tester les nouveaux sites de communication vous devez sélectionner First Release pour certains utilisateurs et ajouter votre utilisateur à la liste.

Si les sites de communication sont déployés sur votre tenant et que votre utilisateur est configuré pour recevoir les nouveautés avec First Release pour certains utilisateurs vous serez en mesure de créer les sites de communications.

Pour créer les sites de communications vous devez passer par la tuile SharePoint.

Dans la page SharePoint, cliquer sur Créer un site

Vous trouverez l’option de créer un site d’équipe ou un site de communication

Note : Vous devez avoir le droit de créer des groupes Office 365 pour pouvoir créer un site de communication.

 

Voir la vidéo qui explique les sites de communications https://www.youtube.com/watch?v=WEnQKzzbvfo

Office 365 Adoption content pack pour PowerBI

Laisser un commentaire

Ce weekend je me suis amusé avec le Office 365 Adoption content pack pour PowerBI.

Les content pack de PowerBI sont des tableaux de bords préconfigurés qui sont disponible sous PowerBI. Le pack pour l’adoption d’Office 365 utilise comme source de données les données d’utilisation d’Office 365 des 12 dernier mois et offre des rapports préconfigurés permettant de voir et de comprendre l’utilisation des différentes composantes d’Office 365.

Ces rapports seront très utiles pour bien comprendre le taux d’adoption et d’utilisation d’office 365. Le content pack est en version preview, et il est fort à parier que lors du lancement officiel de nouveaux rapports soient ajoutés, comme sur l’utilisation des groupes et des teams!

Exemples de rapports

Source : Office 365 Adoption content pack pour PowerBI.

Activation des rapports

Pour utiliser le content pack, vous devez premièrement, activer les rapports dans l’outils d’administration d’Office 365

activation rapport

activation rapport2.jpg

Installation du Content pack

L’installation du content pack se fait à partir de l’outil d’administration de PowerBI.

Si vous êtes déjà inscrit à PowerBi, allez sur https://powerbi.microsoft.com/ ou accédez à PowerBI en cliquant sur le lanceur d’application (App Launcher), puis sur PowerBI.

Dans PowerBI, dans la barre de gauche en bas, cliquer sur obtenir des données, puis sous services, cliquer Obtenir

Dans la liste des choix, choisir Office 365 adoption Preview

choixpack

Entrer l’ID de votre tenant et cliquer suivant :

Dans la page suivante, cliquer sur Se connecter

Attendre que les données soient téléchargées, plus il y a eu d’activités, plus ce sera long.

Si vous tentez de vous connecter avant que les données soient prêtes, vous aurez ce message.

erreur

Pour voir les rapports

Dans Powerbi sous rapports, cliquez sur Office 365 adoption preview

Vous aurez accès à plusieurs rapports

rapport1

rapport2

Actualiser les données

Par défaut les données sont actualisées une fois par semaine. Pour actualiser les données, vous n’avez qu’à aller dans la section « Jeux de données », et cliquez sur les … à droite de Office 365 Adoption Preview , vous trouverez les options pour l’actualisation des données.

Le content pack est gratuit et peut être utilisé avec la version gratuite de PowerBi.

Voici quelques liens avec de l’information supplémentaire :

https://support.office.com/en-us/article/Working-with-the-reports-in-the-Office-365-adoption-content-pack-286fcf0b-ffc7-4593-8073-d7a4a5dd2b45?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

https://support.office.com/en-us/article/Office-365-Adoption-Content-Pack-77ff780d-ab19-4553-adea-09cb65ad0f1f

Changement Certifications SharePoint

Laisser un commentaire

Bonjour si vous êtes déjà MCSE :SharePoint ou MCSD : Application SharePoint vous avez probablement déjà reçu le message qui vous indique les changements suivants au niveau des certifications.

La bonne nouvelle est que vous avez déjà obtenu une compétence par de précédentes certifications MCSE/MCSD et que vous l’avez conservée active, vous aurez reçu automatiquement nouvelle certification correspondante.

Si vous êtes en train de préparer une des certifications citées plus haut, vous devrez réviser les objectifs et les requis.

Exemple de parcours pour un spécialiste infrastructure SharePoint

Devenir MTA: IT Infrastructure (optionnel) en passant un des examens suivants :

Devenir MCSA Office 365

Être MTA: IT Infrastructure  (optionnel )ou MTA: Developer (optionnel)

Et réussir les 2 examens suivant :

Devenir MCSE Productivity

Être MTA: IT Infrastructure (optionnel) ou MTA: Developer (optionnel)

Être MCSA Office 365

Et réussir un des examens suivant :

Donc un total de 4 examens requis.

Exemple de parcours pour un spécialiste en développement SharePoint

Devenir MTA: Developer (optionnel) en passant un des examens suivants :

Devenir MCSA: Web Applications :

Être MTA: Developer (Optionnel)

Et réussir les 2 examens suivants :

Devenir MCSD : App Builder

Être MTA: Developer (optionnel)

Être MCSA: Web Applications ou MCSA: Universal Windows Platform

Et réussir un des examens suivants

Donc un total de 4 examens requis.

Note:  Merci à Vlad Catrinescu pour la mention que le MTA est optionnel pour la certification.

Nouveauté en Gestion documentaire avec Office 365

Laisser un commentaire

C

C’est connu, Office 365 est en constante évolution. De nouvelles fonctionnalités apparaissent régulièrement.

Ceux qui désirent faire de la gestion documentaire avec Office 365 seront heureux de connaître cette nouvelle fonctionnalité qui simplifient l’application de règles de conservation ou de suppression pour le contenu qui est stocké dans Office 365.

De plus en plus d’entreprise utilisent Office 365. Avec tous les emplacements de stockage de contenu possible dans Office 365, ça devenait de plus en plus difficile pour les archivistes d’appliquer les règles de conservation ou de suppression sur le contenu d’entreprise.

Dans Office 365, il est maintenant possible de définir des étiquettes (Lablel en anglais). Ces étiquettes permettent de définir des règles de conservation(rétention) et de suppression qui vont s’appliquer au contenu (courriel ou document) qui est associé à ces étiquettes. Ce contenu peut être stocké dans :

  • Des boîtes aux lettres Exchange
  • Des sites SharePoint
  • Des OneDrive Entreprise
  • Des Groupes Office 365

Création des étiquettes

Les étiquettes sont créées à partir du centre de sécurité et conformité d’Office 365.

Lorsque l’étiquette est associée au contenu, vous pouvez conserver le contenu pour une durée indéfinie ou pour une durée déterminée.

Lorsque vous conservez pour une durée déterminée, vous avez l’option de supprimer ou non le contenu après cette période.

 

Il y a aussi une option de supprimer le contenu s’il est antérieur à un délai.

 

Le calcul du délai de conservation ou de suppression se fait à partir de :

  • La création
  • La dernière modification
  • La création de l’étiquette

 

Finalement il est aussi possible de déclarer le contenu associé à l’étiquette en tant qu’enregistrement.

Publication des étiquettes

Suite à la création des étiquettes, vous devez publier vos d’étiquettes.

Les stratégies d’étiquettes permettent de publier les étiquettes ou d’appliquer les étiquettes automatiquement à du contenu.

 

Les étiquettes peuvent être publiées vers les emplacements suivants :

Appliquer automatiquement les étiquettes

Il est aussi possible d’appliquer automatiquement des étiquettes lorsque :

  • Du contenu contient des informations sensibles (basé sur DLP)
  • Du contenu contient des mots ou des expressions spécifiques
  • Le contenu est déposé dans une bibliothèque

Tout comme pour la publication des étiquettes vous avez la possibilité de sélectionner la ou les emplacements ou vous voulez que l’étiquette s’applique.

Utilisation des étiquettes

Si les étiquettes ne sont pas appliquées automatiquement, vous pourrez soit ajouter manuellement l’étiquette au contenu ou configurer une étiquette qui sera appliquée par défaut au contenu des bibliothèques.

Paramètres de la bibliothèque.

 

Affichage de l’information sur l’étiquette

Des nouvelles colonnes permettent d’afficher de l’information à propos des étiquettes appliquées dans les bibliothèques.

Détail de conformité

Le détail de conformité du document affiche aussi la règle qui est appliquée au document.

Cette nouvelle fonctionnalité fera sûrement plaisir aux archivistes qui doivent appliquer des règles au contenu qui est dans Office 365.

 

 

 

 

 

Faciliter le déploiement de Microsoft Teams

Laisser un commentaire

Cette semaine Microsoft a annoncé la sortie officielle de Microsoft Teams.

Dans le but de faciliter la mise en place de Microsoft Teams, Microsoft a publié une série de documents pour vous aider à bien planifier votre déploiement.

Note : C’est présentement disponible seulement en anglais.

Microsoft a mis à votre disposition : un questionnaire pour préparer un atelier sur les Teams, une présentation PowerPoint pour animer un atelier de planification de votre déploiement, un guide technique pour le déploiement, ainsi qu’un document pour aider à la prise de décision pour faciliter le déploiement.

Comme Microsoft Teams utilise Skype Entreprise, incluant la voix, les vidéos et le partage d’écran, vous trouverez aussi un document pour vous aider à calculer et planifier l’utilisation de la bande passante.

Pour en savoir plus sur l’utilisation et le déploiement de Microsoft Teams, vous pourrez regarder les vidéos suivants :

Cliquez sur ce lien pour avoir accès à tous ces documents

Bonne collaboration avec Microsoft Teams!

 

Lancement de Microsoft Teams

Un commentaire

Microsoft tiendra une conférence en ligne pour annoncer la disponibilité de Microsoft teams, mardi le 14 mars prochain à 8 h 30, heure du pacifique. Vous pouvez vous inscrire en suivant ce lien :https://blogs.office.com/2017/03/07/join-us-for-an-online-event-to-celebrate-the-global-availability-of-microsoft-teams/

Microsoft Teams est un nouvel outil de communication de la suite Office 365 qui permet de créer des espaces de travail basés sur le clavardage (Chat). Les teams permettent aussi le partage de documents, bloc-notes, calendriers et encore plus, via les onglets personnalisés. Dans chaque équipe (team) il est possible de créer plusieurs canaux qui permettent de structurer les conversations et informations relatives aux sujets d’intérêt de l’équipe.

Microsoft teams est disponible depuis un quelques temps pour les utilisateurs d’Office 365 qui ont activé le « First Release ». Le « First Release » permet d’avoir accès à des fonctionnalités qui sont en cours de développement. Un grand nombre d’utilisateurs ont déjà testé Microsoft Teams et le taux de satisfaction est très élevé.

Pour en savoir plus à propos de Teams vous pouvez consulter l’aide en ligne ou voir cet autre lien (en anglais) https://techcommunity.microsoft.com/t5/Office-365-Blog/A-New-Release-Strategy-Preparing-for-Teams-Release/ba-p/52215. Vous y retrouver en autre les liens suivants :


 

Older Entries