Partage de documents OneDrive/SharePoint et sécurité

Laisser un commentaire

De plus en plus d’entreprises ont fait le saut vers Office 365 et par le fait ont introduit OneDrive Entreprise et SharePoint Online.

Lorsque des documents sont stockés dans SharePoint Online et/ou dans OneDrive Entreprise, Microsoft a rendu la tâche facile pour les utilisateurs de partager un document. Peut-être trop facile…

Les utilisateurs qui ne comprennent pas bien la façon dont le partage fonctionne pourraient avoir de désagréables surprises, car l’autorisations par défaut (à moins que ça ait été modifié par votre administrateur) lors de partage de documents est : Toute les personnes disposant du lien peut consulter et modifier le contenu. Donc pas seulement la personne spécifiée. Voir plus bas.

Voici quelques exemples :

Partage à partir de OneDrive

  1. Créer ou télécharger un nouveau document dans votre OneDrive Entreprise
     2.  Sélectionner votre document et cliquer sur Partager
     3. Prenez soin de vérifier l’autorisation par défaut.

4. Dans cet exemple l’autorisation par défaut est : Toute les personnes disposant du lien peut consulter et modifier le contenu.

Donc la personnes que vous allez ajouter va avoir le droit de consulter et modifier le document, mais il pourrait partager le lien avec des collègues, puis ces collègues auraient aussi accès en lecture et écriture sur le document.

     5.  Si vous cliquez sur la flèche qui est à droite du texte: Toute les personnes disposant du lien peut consulter et modifier le contenu. Vous aurez un menu qui vous permettra de modifier les autorisations par :

  • Tout le monde
  • Seulement les membres de votre organisation
  • Seulement les personnes ayant déjà l’accès
  • Des personnes spécifiques (Seulement les personnes ajouter à l’étape précédente (point 4)
     6.  L’interface est pareil pour tous les choix, sauf pour le partage avec Tout le monde, ou vous pouvez spécifier une date d’expiration pour le lien.

Partage à partir d’Outlook 2016

Outlook 2016 ou Outlook Online permet d’ajouter un lien vers un document dans un courriel.

  1. Créer un nouveau courriel
     2.  Cliquer sur le bouton Insertion, puis Joindre un fichier
     3.  Sélectionner un document qui inclus une icône de nuage (c’est un document qui est stocké dans Office 365)
     4.  Lorsque le document est sélectionné, ou avez l’option de Partager un lien ou de Joindre le document en tant que copie.

5. Sélectionner Partager un lien

     6.  L’option Partager un lien va générer un lien.

7.  Prenez soin de vérifier l’autorisation par défaut.

8.  Dans le cas présent l’autorisation par défaut est : Possibilité de modification par l’organisation. Ça veut dire que n’importe qui dans l’organisation qui accède au document avec ce lien pourra lire et modifier le document et non seulement le destinataire du courriel.

     9.  Vous pouvez modifier l’autorisation sur le document en cliquant sur :

  • La flèche à droite du lien
  • Modifier les autorisations
     10.  Les choix pour modifier les autorisations à partir d’Outlook 2016 :

  • Possibilité de modification par l’organisation
  • Possibilité de consultation par l’organisation
  • Les destinataires peuvent modifier
  • Les destinataires peuvent afficher

NOTE : Les choix disponibles peuvent différer selon la version d’Outlook et les configurations de partage de OneDrive Entreprise

Partage à partir de SharePoint

Copier un lien

Dans une bibliothèque de document SharePoint Online ou OneDrive for Business, vous trouverez l’option Copier le lien. Cette option va générer un lien vers le document sélectionner. Encore une fois, l’autorisation par défaut sur le lien est : Toute les personnes disposant du lien peut consulter et modifier le contenu.

Voici les étapes pour modifier les autorisations sur le lien.

  1. Sélectionner votre document et cliquer Copier le lien
     2.  L’autorisation par défaut sur le lien est : Toute les personnes disposant du lien peut consulter et modifier le contenu.
     3.  Si vous cliquez sur la flèche qui est à droite du texte: Toute les personnes disposant du lien peut consulter et modifier le contenu. Vous aurez un menu qui vous permet de modifier les autorisations par défaut par :

  • Tout le monde
  • Seulement les membres de votre organisation
  • Seulement les personnes ayant déjà l’accès
  • Des personnes spécifiques (Seulement les personnes ajouter à l’étape précédente (point 2)
     4.  L’interface est pareil pour tous les choix, sauf pour le partage avec Tout le monde, ou vous pouvez spécifier une date d’expiration pour le lien.

Partage à partir d’Office 2016 (Word par exemple)

Il est aussi possible de partager des documents directement à partir d’Office 2016.

Ici aussi l’autorisation par défaut est : Toute les personnes disposant du lien peut consulter et modifier le contenu.

Lorsque vous ouvrez un document soit dans Office Online ou le client Office 2016 installé sur votre poste de travail, vous trouverez un bouton Partager. Voir image à droite de Word Online. Ce bouton permet de partager le document
L’autorisation par défaut est : Toute les personnes disposant du lien peut consulter et modifier le contenu.
Si vous cliquez sur la flèche qui est à droite du texte: Toute les personnes disposant du lien peut consulter et modifier le contenu. Vous aurez un menu qui vous permet de modifier les autorisations par défaut par :

  • Tout le monde
  • Seulement les membres de votre organisation
  • Seulement les personnes ayant déjà l’accès

Des personnes spécifiques (Seulement les personnes ajouter à l’étape précédente.

Solution

  1. Assurez-vous de former adéquatement vos utilisateurs pour l’utilisation de OneDrive Entreprise et SharePoint Online
  2. L’administrateur de votre organisation Office 365 (Tenant) peux modifier les paramètres par défaut pour le partage à partir de SharePoint et OneDrive. (Article à venir)
Publicités

Rappel : Fin du support SharePoint 2013

Laisser un commentaire

Un petit rappel, la semaine dernière, la période de support de SharePoint 2013 s’est terminée.

À partir de maintenant, il y aura seulement des correctifs de sécurité, il n’y aura plus de Hot fixes ou de Service packs.

Il faut planifier une Migration vers SharePoint 2016 ou SharePoint Online (Office 365).

Voir l’article de Microsoft en anglais.

Just a heads-up in case that you still have SharePoint environments running on SharePoint 2013:

Mainstream support for SharePoint 2013 will end on April 10th, 2018:
https://support.microsoft.com/en-us/lifecycle/search?alpha=sharepoint%202013

After this date only security fixes will be provided for SharePoint 2013. Regular hotfixes can no longer be requested.

If not already done we recommend to start planning the migration to SharePoint Server 2016 as soon as possible.

Source : https://blogs.technet.microsoft.com/stefan_gossner/2017/10/11/mainstream-support-for-sharepoint-2013-will-end-in-6-months/

Présentation Microsoft au MITPro

Laisser un commentaire

Joignez-vous à nous jeudi le 30 novembre chez Microsoft Montréal (2000 McGill Collège, 5eme étage) pour une présentation de Microsoft Teams.  Vous pouvez vous inscrire iciteams.png

 

Microsoft Teams et les utilisateurs externes

Laisser un commentaire

Microsoft vient d’annoncer qu’il est maintenant possible d’inviter des utilisateurs externes dans les Teams.

Les utilisateurs invités doivent avoir un compte Office 365 pour être invité.

Note : L’application Teams nécessite une mise à jour pour pouvoir ajouter des utilisateurs externes. Vous pouvez ajouter dès maintenant ajouter des utilisateurs externes via https://teams.microsoft.com .

Voici la liste des choses qu’un utilisateur invité (guest) peut faire dans un Teams.

 

Plus de détails

https://support.office.com/en-us/article/Guest-access-in-Microsoft-Teams-bd4cdeec-4044-4b4b-9df1-beb139013a3f#ID0EAACAAA=Manage

OneDrive for Business et suppression du compte utilisateur (Office 365)

Laisser un commentaire

Lors de la planification de la mise en place d’Office 365 il est important de planifier le cycle de vie des sites OneDrive for Business.

Lors de l’activation d’un compte Office 365 tous les utilisateurs ont un espace OneDrive for Business qui leur permet de stocker et partager des documents.

Pour s’assurer d’avoir un taux d’adoption élevé et pour que les utilisateurs utilisent le OneDrive For Business selon les besoins de l’entreprise, il est important de planifier la mise en place des OneDrive For Business.

Voici quelques étapes nécessaires à la planification de la mise en place des OneDrive for Business :

  • Planification du quota pour l’espace de stockage du OneDrive
  • Identification des directeurs dans le profil des utilisateurs
  • Identification d’un propriétaire secondaire
  • Mise en place d’une politique de suppression des comptes/profils/Onedrive
  • Mise en place d’une politique d’utilisation
  • Dans cet article nous allons expliquer ce qui se passe avec le OneDrive for Business des utilisateurs suite à la suppression de leur compte dans Office 365.

Suite à la suppression du compte de l’utilisateur dans Azure Active Directory, un processus de synchronisation marquera le compte de l’utilisateur comme supprimé dans SharePoint Online.

Par la suite, un travail du minuteur (Mysite Clean Up Job) sera exécuté et le profil de l’utilisateur sera identifié pour la suppression.

Le profil sera conservé en état supprimé pendant 30 jours (valeur par défaut). Il est possible de modifier la durée de conservation en utilisant la commande PowerShell suivante :

Set-SPOTenant – OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod

Si le nom du directeur de l’employé était enregistré dans le profil de l’utilisateur, le directeur recevra un courriel pour l’aviser que le système lui a octroyé les permissions sur le site OneDrive de l’employé et que le site sera supprimé après le délai (30 jours par défaut).

S’il le nom du directeur de l’employé n’était pas présent dans le profil, mais qu’un propriétaire secondaire avait été identifié dans les paramètres de configuration du Monsite. Ce sera le propriétaire secondaire qui recevra la notification.

S’il n’y a pas de directeur, ni de propriétaire secondaire, le même processus de suppression sera exécuté, mais personne ne sera avisé par courriel.

Il est possible de configurer un propriétaire secondaire pour tous les OneDrive en passant par le centre d’administration de SharePoint Online, dans la section Profils utilisateurs.

7 jours avant la suppression du OneDrive, le directeur ou le propriétaire secondaire recevra un message pour l’aviser que le profile et le site sera supprimé dans 7 jours.

Après le délai de 7 jours, le profil et le site sera supprimé. Le site sera conservé dans la corbeille de la collection de site pour une durée de 90 jours.

Le site supprimé n’apparaitra pas dans l’interface graphique de la corbeille. Pour voir les sites supprimés, il faut utiliser la commande PowerShell suivante : Get-SPODeletedSite

Note : Si le profil de l’utilisateur est supprimé avant le délai, le processus de suppression du site ne sera pas exécuté et le site ne sera pas supprimé et deviendra un site orphelin. Il est important de ne pas supprimé manuellement les profils d’utilisateurs.

Note : Le processus est différent avec SharePoint Serveur 2010-2013 et 2016 et est traité dans l’article suivant :

Avec SharePoint Serveur 2010-2013 et 2016, le processus est semblable, mais le site personnel est supprimé après 14 jours et non 30 jours. Le directeur ou le propriétaire secondaire recevra une deuxième alerte 11 jours après la première pour l’aviser que dans 3 jours le site personnel sera supprimé. S’il n’y pas de directeur ou de propriétaire secondaire, le site ne sera pas supprimé. Avec le serveur SharePoint 2010-2013 et 2016, il est possible de désactiver le travail du minuteur Mysite cleanup job, pour que les sites personnels ne soient pas supprimés automatiquement.

Source: https://support.microsoft.com/en-us/help/3042522/onedrive-for-business-retention-and-deletion

Site de Communication Office 365

Laisser un commentaire

Microsoft est en train de déployer les nouveaux sites de communication pour les utilisateurs d’Office 365 qui sont en mode First Release.

Attention, il y a 2 options pour le First Release : First Release pour tout le monde et First Release pour certains utilisateurs.

Pour être en mesure de tester les nouveaux sites de communication vous devez sélectionner First Release pour certains utilisateurs et ajouter votre utilisateur à la liste.

Si les sites de communication sont déployés sur votre tenant et que votre utilisateur est configuré pour recevoir les nouveautés avec First Release pour certains utilisateurs vous serez en mesure de créer les sites de communications.

Pour créer les sites de communications vous devez passer par la tuile SharePoint.

Dans la page SharePoint, cliquer sur Créer un site

Vous trouverez l’option de créer un site d’équipe ou un site de communication

Note : Vous devez avoir le droit de créer des groupes Office 365 pour pouvoir créer un site de communication.

 

Voir la vidéo qui explique les sites de communications https://www.youtube.com/watch?v=WEnQKzzbvfo

Office 365 Adoption content pack pour PowerBI

Laisser un commentaire

Ce weekend je me suis amusé avec le Office 365 Adoption content pack pour PowerBI.

Les content pack de PowerBI sont des tableaux de bords préconfigurés qui sont disponible sous PowerBI. Le pack pour l’adoption d’Office 365 utilise comme source de données les données d’utilisation d’Office 365 des 12 dernier mois et offre des rapports préconfigurés permettant de voir et de comprendre l’utilisation des différentes composantes d’Office 365.

Ces rapports seront très utiles pour bien comprendre le taux d’adoption et d’utilisation d’office 365. Le content pack est en version preview, et il est fort à parier que lors du lancement officiel de nouveaux rapports soient ajoutés, comme sur l’utilisation des groupes et des teams!

Exemples de rapports

Source : Office 365 Adoption content pack pour PowerBI.

Activation des rapports

Pour utiliser le content pack, vous devez premièrement, activer les rapports dans l’outils d’administration d’Office 365

activation rapport

activation rapport2.jpg

Installation du Content pack

L’installation du content pack se fait à partir de l’outil d’administration de PowerBI.

Si vous êtes déjà inscrit à PowerBi, allez sur https://powerbi.microsoft.com/ ou accédez à PowerBI en cliquant sur le lanceur d’application (App Launcher), puis sur PowerBI.

Dans PowerBI, dans la barre de gauche en bas, cliquer sur obtenir des données, puis sous services, cliquer Obtenir

Dans la liste des choix, choisir Office 365 adoption Preview

choixpack

Entrer l’ID de votre tenant et cliquer suivant :

Dans la page suivante, cliquer sur Se connecter

Attendre que les données soient téléchargées, plus il y a eu d’activités, plus ce sera long.

Si vous tentez de vous connecter avant que les données soient prêtes, vous aurez ce message.

erreur

Pour voir les rapports

Dans Powerbi sous rapports, cliquez sur Office 365 adoption preview

Vous aurez accès à plusieurs rapports

rapport1

rapport2

Actualiser les données

Par défaut les données sont actualisées une fois par semaine. Pour actualiser les données, vous n’avez qu’à aller dans la section « Jeux de données », et cliquez sur les … à droite de Office 365 Adoption Preview , vous trouverez les options pour l’actualisation des données.

Le content pack est gratuit et peut être utilisé avec la version gratuite de PowerBi.

Voici quelques liens avec de l’information supplémentaire :

https://support.office.com/en-us/article/Working-with-the-reports-in-the-Office-365-adoption-content-pack-286fcf0b-ffc7-4593-8073-d7a4a5dd2b45?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

https://support.office.com/en-us/article/Office-365-Adoption-Content-Pack-77ff780d-ab19-4553-adea-09cb65ad0f1f

Older Entries