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C’est connu, Office 365 est en constante évolution. De nouvelles fonctionnalités apparaissent régulièrement.

Ceux qui désirent faire de la gestion documentaire avec Office 365 seront heureux de connaître cette nouvelle fonctionnalité qui simplifient l’application de règles de conservation ou de suppression pour le contenu qui est stocké dans Office 365.

De plus en plus d’entreprise utilisent Office 365. Avec tous les emplacements de stockage de contenu possible dans Office 365, ça devenait de plus en plus difficile pour les archivistes d’appliquer les règles de conservation ou de suppression sur le contenu d’entreprise.

Dans Office 365, il est maintenant possible de définir des étiquettes (Lablel en anglais). Ces étiquettes permettent de définir des règles de conservation(rétention) et de suppression qui vont s’appliquer au contenu (courriel ou document) qui est associé à ces étiquettes. Ce contenu peut être stocké dans :

  • Des boîtes aux lettres Exchange
  • Des sites SharePoint
  • Des OneDrive Entreprise
  • Des Groupes Office 365

Création des étiquettes

Les étiquettes sont créées à partir du centre de sécurité et conformité d’Office 365.

Lorsque l’étiquette est associée au contenu, vous pouvez conserver le contenu pour une durée indéfinie ou pour une durée déterminée.

Lorsque vous conservez pour une durée déterminée, vous avez l’option de supprimer ou non le contenu après cette période.

 

Il y a aussi une option de supprimer le contenu s’il est antérieur à un délai.

 

Le calcul du délai de conservation ou de suppression se fait à partir de :

  • La création
  • La dernière modification
  • La création de l’étiquette

 

Finalement il est aussi possible de déclarer le contenu associé à l’étiquette en tant qu’enregistrement.

Publication des étiquettes

Suite à la création des étiquettes, vous devez publier vos d’étiquettes.

Les stratégies d’étiquettes permettent de publier les étiquettes ou d’appliquer les étiquettes automatiquement à du contenu.

 

Les étiquettes peuvent être publiées vers les emplacements suivants :

Appliquer automatiquement les étiquettes

Il est aussi possible d’appliquer automatiquement des étiquettes lorsque :

  • Du contenu contient des informations sensibles (basé sur DLP)
  • Du contenu contient des mots ou des expressions spécifiques
  • Le contenu est déposé dans une bibliothèque

Tout comme pour la publication des étiquettes vous avez la possibilité de sélectionner la ou les emplacements ou vous voulez que l’étiquette s’applique.

Utilisation des étiquettes

Si les étiquettes ne sont pas appliquées automatiquement, vous pourrez soit ajouter manuellement l’étiquette au contenu ou configurer une étiquette qui sera appliquée par défaut au contenu des bibliothèques.

Paramètres de la bibliothèque.

 

Affichage de l’information sur l’étiquette

Des nouvelles colonnes permettent d’afficher de l’information à propos des étiquettes appliquées dans les bibliothèques.

Détail de conformité

Le détail de conformité du document affiche aussi la règle qui est appliquée au document.

Cette nouvelle fonctionnalité fera sûrement plaisir aux archivistes qui doivent appliquer des règles au contenu qui est dans Office 365.

 

 

 

 

 

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